Os atendimentos são os registros dos casos de clientes que ainda não foram distribuidos e não possuem número único (CNJ).Quando um cliente novo chega em seu escritório, você pode utlizar o menu "Atendimentos" para registrar o caso.Depois, facilmente você conseguirá converter esse caso em um processo.CADASTRAR UM NOVO ATENDIMENTOAo acessar a tela de atendimentos, clique no botão "Novo Atendimento".Ao abrir o painel com o formulário, basta preencher os campos.Lembre-se:É possível cadastrar mais de um atendimento por cliente, sem a necessidade de refazer o cadastro do mesmo cliente.Uma vez cadastrado, basta escolhê-lo na lista de "Clientes" no momento do cadastro de um novo atendimento para ele.Nos campos você verá uma opção para cadastrar novos ítens ou escolher dentre os ítens já cadastrados.Assunto:Nesse campo você pode inserir o motivo ou do que se trata o atendimento. Por exemplo "Pedido de aposentadoria".Área/Subárea:Escolha a área e a subárea do atendimento. Se necessário, você poderá cadastrar novas áreas e subáreas.Tipo Serviço:Escolha qual é o tipo de serviço que será executado durante o atendimento. Você poderá cadastrar novos tipos para personalizar o sistema.Comarca e orgão:Caso já saiba, escolha qual a comarca e o orgão que esse caso seria vinculado.Esse campo não é obrigatório.Clientes:Escolha no campo "Pessoa" quais são os clientes vinculados à esse atendimento.Caso seu cliente não esteja cadastrado ainda, é possível cadastrá-lo escolhendo a opção "Cadastrar Pessoa".Observação do atendimento:Nesse campo você pode inserir qualquer informação.Utilize esse campo para detalhar o caso do cliente e registrar informações que serão importantes para a continuidade do atendimento ao seu cliente.Após preencher os campos, basta clicar no botão "Salvar".LISTAR ATENDIMENTOS CADASTRADOSAcesse a opção "Atendimentos" e a lista de atendimentos cadastrados já será mostrada.Nessa lista serão mostradas as colunas "ID", "Assunto", "Clientes", "Status" e a opção para exclusão do atendimento.Para abrir o atendimento e detalhar suas informações, clique no assunto.Com o atendimento aberto, você terá acesso algumas abas que você pode trabalhar relacionadas ao atendimento que foi aberto.Detalhar:Nessa aba você terá todas as informações referentes ao atendimentoATA:Com a ATA, você poderá registrar informações sobre o andamento do caso, inserir tarefas concluídas, etc.Por exemplo: "Contrato já confeccionado e enviado para cliente."Para inserir um novo registro na ATA, basta acessar a aba e clicar no botão "Novo Registro."Compromissos:Você pode agendar compromissos vinculados diretamente ao atendimento.Esses compromissos serão mostrados no calendário automaticamente.Para inserir um novo compromisso, acesse a aba de compromissos e clique no botão "Novo Compromisso".Timesheet:O timesheet é um recurso utilizado para gerenciamento de tarefas, tempo e custos.Você será capaz de saber quanto tempo gastou em uma determinada tarefa, idenficando assim também seu custo.Para iniciar a contagem de uma tarefa, abra seu cronometro e clique no ícone "play". Ao finalizar clique no ícone "stop".Ícone para iniciar a contagem:Cronometro:GED (Documentos):Envie documentos digitalizados para o atendimento do seu cliente.Assim, você consegue centralizar da melhor maneira as informações e otimizar sua rotina de trabalho.Lembre-se de não enviar documentos grandes.Para enviar um documento, basta acessar a aba e clicar no botão "Adicionar Documento", em seguida, no painel que se abrirá, basta escolher o arquivo na pasta em seu computador.Se você quiser, pode adicionar uma descrição para melhor identificar esse arquivo no sistema.Para confirmar, clique no botão "Enviar Arquivo".Contrato:Essa aba foi implementada no sistema para que você possa enviar o contrato assinado pelo seu cliente, digitalizado para o Vocatus.Assim, você o mantêm guardado e de fácil acesso sempre que precisar.Para enviar o contrato, clique no botão "Enviar Contrato" e, no painel que se abrir, escolha o arquivo no seu computador, digite uma observação, caso necessário e clique em "Enviar Arquivo".Você também pode escolher um motivo de desistência, no caso de o cliente decidir não fechar o contrato com seu escriório.Assim, você conseguirá um relatório dos motivos que os clientes estão desistindo de fechar contratos, e assim, melhorar suas decisões.Por exemplo: você notou que 75% de toda a desistência está no motivo "Achou caro". Talvez então você possa pensar em novas estratégias de cobrança ou até mesmo reavaliar seus honorários.Você também pode ter notado que muitas desistências são de clientes que estão buscando uma área de atuação que seu escritório não cobre.Nesse caso, você pode pensar em fechar uma nova parceria, contratar um profissional para atender essa área tão buscada, ou rever suas estratégias de marketing. Talvez sua divulgação esteja atingindo um público que você não queira trazer.Financeiro:Nessa aba você consegue administrar seus honorários, boletos, pagamentos em abertos e quitados de um cliente.Além disso você pode administrar custos gerados pelo atendimento, incluindo os custos vindos de tarefas no timesheet.Para mais detalhes sobre como gerar honorários e boletos acesse Atendimentos/Processos - Aba Financeiro.Advogados Responsáveis:Depois da contratação, vincule quais serão os advogados responsáveis pela distribuição do processo.Para vincular um advogado, basta clicar no botão "Adicionar Advogado", na aba. No painel que se abrirá, escolha o advogado e clique em "Adicionar".Distribuição:Assim que o processo for distribuído, você pode acessar essa aba para informar o número do processo. Você pode também definir como Processo Administrativo.A partir dessa aba você também poderá transformar esse atendimento em um processo.Modelos de Documentos:Com esse recurso, você não precisa ficar substituindo as informações dos clientes manualmente, como por exemplo em uma procuração.Você pode cadastrar um modelo de documentos, mostrando ao Vocatus onde serão mostradas as informações do cliente e do atendimento.Nessa aba, você escolhe qual o documento que deseja gerar e o Vocatus monta automaticamente para você.Você pode imprimir ou exportar para word.CONVERTER UM ATENDIMENTO EM PROCESSONa aba "Distribuição", insira o número do processo ou marque como processo administrativo.Você também pode deixar uma observação se necessário.Ao salvar os dados do processo distribuído, será mostrado o botão "Converter em Processo". Clique nesse botão.Um painel com informações sobre o atendimento será mostrado.Aqui, você irá importar as informações do cliente, área e subárea, tipo de serviço e comarca para um novo processo.Mais abaixo, no box "Importar Também", você pode escolher se você deseja importar as informações na ATA, GED e Honorários.Marque as opções que deseja e clique em "Confirmar Importação".A tela de cadastro do processo será mostrada já com as informações preenchidas de acordo com o atendimento.Nesse momento, o Vocatus já importou as informações do atendimento. Para facilitar ainda mais, os dados já ficam preenchidos nos campos.Preencha os campos obrigatórios e clique no botão "Salvar Processo".

Criamos um tópico para explicar como gerenciar o financeiro de atendimentos e processos.Na aba "Financeiro" de atendimentos e processos, você conseguirá gerar honorários, gerenciar boletos em aberto, boletos pagos e administrar os custos.GERAR HONORÁRIOPara gerar um honorário, acesse a lista de processos ou atendimentos. Agora, abra o processo/atendimento desejado e vá até a aba "Financeiro".Clique no botão "Novo Honorário". No painel que se abrirá, preencha os campos obrigatórios.Tipo de pagamento:Nesse campo você vai escolher se o honorário terá um pagamento parcelado ou mensal.No caso de pagamento à vista, escolha Parcelado em 1x.Qtd. Parcelas:Insira a quantidade de parcelas que o pagamento será feito.No caso de pagamento mensal, esse campo ficará desabilitado.Valor Total do Contrato:Nesse campo, insira o valor total do contrato.Por exemplo: Insira R$500,00 nesse campo se o contrato for parcelado em 5x de R$100,00.Se o pagamento for mensal, insira o valor da mensalidade.Primeiro Vencimento:Defina aqui qual será o primeiro dia de vencimento.As demais parcelas serão no mesmo dia dos meses seguintes.Esse campo só aceitará datas entre dia 01 e dia 28.Emitir boletos: Deixe essa opção marcada caso queira emitir o boleto.Se preferir, deixe desmarcada para que seja gerado apenas o registro no Vocatus para controle interno.Enviar boletos para clientes: Deixe essa opção marcada caso queira que o sistema envie os boletos para o email do cliente.Enviar confirmação pgto para clientes: Deixe essa opção marcada caso queira que o sistema envie as confirmações de pagamento para o cliente.Observação:Se necessário, insira uma observação sobre esse honorário.Para finalizar clique no botão "Salvar".GERAR OS BOLETOS/FATURASExistem duas maneiras de gerar as faturas dos honorários no Vocatus.A primeira é deixar com que o sistema gere automaticamente todos os meses, sem que você precise se preocupar.Se o honorário estiver configurado para emissão de boletos, o Vocatus gera o boleto e envia para o email do seu cliente, caso exista um email em seu cadastro e a opção "Enviar boletos para clientes" no honorário esteja marcada.A outra forma, é clicar no ícone "Gerar Faturas", na coluna "Ações" do honorário que queira gerar.No painel que se abrirá, digite a quantidade de boletos que deseja gerar e clique no botão "Gerar".Ao final, o sistema perguntará se você deseja imprimir os boletos em forma de carnê. Caso queira, clique em "OK" e na tela seguinte, informe a quantidade de boletos que deseja imprimir.O Vocatus abrirá a tela com todos os boletos e basta você imprimir os boletos para entregar em mãos ao seu cliente.QUITANDO FATURAS MANUALMENTEO Vocatus é capaz de identificar o pagamento de um boleto automaticamente.Porém, você pode efetuar a baixa de um pagamento de forma manual, por exemplo, caso o cliente decida fazer uma transferência ou pagar em mãos diretamente quando for ao escritório.No box de faturas, será mostrado um formulário para quitação manual quando a mesma ainda estiver constando como em aberto.Para quitar, digite o valor pago pelo cliente e a data de quitação, em seguida clique no botão "Quitar".CADASTRAR NOVO CUSTOClique no botão "Novo Custo" e, no painel que se abrirá, preencha os campos obrigatórios.Título:Insira o título do custo. Por exemplo: "Uber - Reunião parceiro", "Uber para audiência", "Motoboy - Envio de documento para cliente", etc.Valor:Valor pago.Data Pgto:Data que foi efetuado o pagamento. Se necessário, é possível inserir datas retroativas.Descrição:Insira uma descrição com informações mais detalhadas, como por exemplo, o número da conta que foi depositado o valor pago.Para finalizar, cliquei no botão "Salvar".

Gerencie os motivos que levam seus clientes a desistirem de fechar um contrato no seu escritório.Você pode cadastrar motivos como "Área de atuação não atendida", "Financeiro", "Preferiu outro escritório", etc.O sistema mostrará no Painel de Informações um relatório com a quantidade e porcentagem de representatividade de cada motivo. Dessa forma, você conseguirá ter uma visão mais clara e poderá tomar decisões mais acertivas.CADASTRAR UM NOVO PAGAMENTOAo acessar o menu "Motivos de Desistência", clique no botão "Novo Motivo". No painel com o formulário de cadastro que irá se abrir, preencha o motivo e clique em "Salvar".EXCLUIR UM MOTIVOPara excluir um atendimento basta clicar no ícone de exclusão da coluna "Excluir", na lista dos motivos de desistência já cadastrados.

Utilize a opção "Painel de Informações" no menu para acessar o relatório com informações sobre os atendimentos.O processo de atendimento no Vocatus, acontece como se fosse um fluxo com etapas.OBS.: As etapas a seguir podem ser adaptadas ou nem seguidas como sugeridas.Abaixo segue as etapas sugeridas:1 - Cadastro do clienteEssa etapa é feita por um usuário que esteja responsável pelo cadastro do cliente e/ou atendimento do mesmo. Não necessariamente esse cadastro será feito por um advogado, ele pode ter sido feito por uma secretária que esteja recepcionando o cliente. Os dados do cliente é lançado no sistema.2 - Cadastro do atendimento Agora, um advogado (plantonista) irá atender o cliente. O cliente será escutado e o advogado abrirá o atendimento no Vocatus incluindo as informações necessárias, dadas pelo cliente, informando também a área, tipo e outras informações. O advogado plantonista não será necessariamente será o advogado que acompanhará o cliente durante o processo após distribuido.O que pode acontecer, é o escritório receber um cliente que esteja com uma necessidade trabalhista, por exemplo. Porém, o advogado especialista nessa área não se encontra no momento. Então, um outro advogado do escritório pode atender o cliente e abrir o atendimento no sistema.3 - Fechar contratoA próxima etapa agora é fechar o contrato.O cliente irá assinar o contrato e o mesmo poderá ser escaneado e enviado para a aba "Contratos" dentro do atendimento do cliente.4 - Gerar honorárioApós a assinatura do contrato, pode ser que haja algum honorário a ser cobrado pelo atendimento ou por algum serviço.Esse honorário é gerado na aba "Financeiro" do atendimento do cliente.5 - Vincular o advogado que ficará responsável pela distribuição do processo e/ou continuidadeAgora que o cliente já efetuou a contratação e fez os primeiros pagamentos ao escritório, é possível vincular o atendimento para o advogado que de fato ficará responsável pelo caso do cliente.Se houver necessecidade, ele irá fazer a distribuição do processo ou apenas dar continuidade nos serviços.6 - Distribuição do processoDepois de distribuido o processo, o advogado responsável irá acessar a aba "Distribuição" do atendimento do cliente e inserir o número do processo.Nesse momento, o advogado poderá converter esse atendimento em processo dentro do Vocatus, ou seja, todos os dados e informações serão automaticamente transformadas em processo, sem a necessidade de refazer todo o cadastro do cliente no menu "Processos".RELATÓRIOSSabendo de como funciona o fluxo de informação, os primeiros dados que aparecem no relatório dentro do Painel de Informações, são os atendimentos que estão com pendências no fluxo.- Atendimentos Sem Contratos: São os atendimentos abertos onde não foram enviados contratos para a aba "Contratos" no atendimento;- Atendimentos Sem Financeiro: São os atendimentos que já possuem contratos assinados e enviados para o atendimento, porém está pendente gerar honorários;- Atendimentos Sem Advogados Responsáveis: São atendimentos que já possuem honorários gerados mas estão pendentes de serem informados os seus advogados responsáveis;- Atendimentos Não distribuídos: São atendimentos que já possuem advogados responsáveis, mas os mesmos ainda não distribuíram o processo.Através desse relatório você consegue ter, facilmente, controle de quais atendimentos estão parados ou necessitando de alguma ação para avançar para a próxima etapa.